如何制定職能檢定項目?

企業經營有各式各樣的事務在運作,這些事務絕大多數都需要人去執行,但是執行者的能力自不相同,什麼樣的人才是合適的?這樣的人需要具備什麼樣的工作條件?可以透過職能檢定,將這些條件具體化呈現。

 

如此,除工作績效表現外,可以有更多項目,讓主管及當事人了解,工作者是否達到該工作條件要求。

 

每一家公司所在意的檢核點都不盡相同,我們可以依公司的需要去設定標準,定出標準後,才進而去做檢定。

 

如何做檢定呢?

 

首先可依照職務別設定,每種職務或工作,設定檢定所需要的等級數,可分為二級或是三級。若是三級,則可分為初中高階。接著,再定義不同的工作等級所需的相對職能為何。

 

如何找出各等級的職能呢?

 

這要從該職務的工作事項來思考,先將該職務的主要工作內容列出,並剖析各工作的難易度。簡單的工作,屬於初級;難度最高的工作,屬於高級;介在中間難度的工作,屬於中級。

 

將工作列出來後,再一步分析各工作所需擁有的職能條件為何,該工作所需具備的能力值是什麼。

 

將職能定出來後,再思考這些能力要如何被客觀檢定,檢定該工作者的職能條件是否符合了。也就是找出檢定項目為何。

 

舉例來說,一個編輯,需要負責記錄採訪稿,而記錄採訪稿,並非用手寫而是用電腦打字的方式,那麼「打字速度」就會是我們在意的職能了。

 

打字如何才能算快呢?我們可給予一個具體的數字,好比說每分鐘要能打70個字,因此編輯的其中一項職能便是「中英混合打字速度,每分鐘達70字以上」。

 

再看打字的這項職能,我們該如何認定工作者是否具備了呢?這裡在講的就是檢定的概念了,比如說須連續2個月以上,打字每分鐘達70字以上,完成這件事,就代表這項檢定通過了。

 

在思考職能檢定時,要考量以一般人的標準來說,每通過一個等級,需要多久的時間才可以取得該資格條件呢?

 

以一個沒有經驗值的新人為例,建議通過初級的時間最好設定進公司半年內可達到,如此的條件才不會太嚴苛。而中級的時間約莫進公司的一年到一年半左右的時間可達到。

 

以職能來說,初階相對應的職能可以有2~3個。而初階的檢定項目大約4~6個,檢定項目可以是能力考試檢定,也可以有歷練項目,或是以結果論的績效達成,上述提到的都可以是檢定的項目。

 

列出職能檢定項目後,在公司內先進行試套,將公司目前從事該工作的同仁,簡單進行職能檢定評估,看看該設定是否合理,若需改動,則進行調整,調整後可先公布初版,讓同仁有所檢定依據。未來每年可重新檢視是否需做微調。

 

歸納制定職能檢定的步驟如圖。

 

 

 

 

 

有了這些職能檢定項目,對於組織運作來說,人員的訓練就會有所依據,從各級別的檢定項目可以對照安排所需的訓練或是歷練。而同仁每通過一個等級,就是從檢定對照到升遷條件。

 

當同仁具備了某個等級的職能表現,通過了該等級的職能檢定,公司也可給予相對的薪資。這些都是組織經營九大循環環環相扣的彼此串聯。