行政能力影響工作效率，優化行政能力從文書處理做起

企業經營的基礎除了產品／商品／服務、供應鏈及人力資源之年愈來愈多進行組織再造的企業探究後勤人效不佳的原因，發現竟然是工作者用過去的舊方法在工作，而部門主管因為不了解工具，也無從引導團隊使用對的工具！

企業的後勤人效不佳，通常的原因是行政能力不佳，行政力會影響執行者的工作效率。究竟什麼是行政能力呢？

該如何檢視文書處理類的行政能力好不好？舉下述例子作說明：

1. 對外的文件，有公司LOGO及統一的樣式

CIS是公司的形象與門面，統一的樣式能提升公司的專業形象，而不顯得雜亂無章

2. 當公司人數達30人，內部簽呈有統一的格式（含主旨、簽核流程等）

當公司規模到達一定的人數，管理也會相對吃力，因此內部作業需要建立統一的格式，以方便組織管理

3. Office軟體的功能運用：

(1) Word合併列印功能：製作大量郵寄信件的收件資訊標籤
(2) Word合併列印及版面配置功能：製作三角桌牌，兩側皆有文字
(3) Excel的樞紐分析表／圖功能：營運分析表／圖（可依不同需求立即調整圖表，不需3分鐘即可完成）

或許有人會好奇，執行者的行政能力好不好，影響有這麼大嗎？

有的！

筆者在近期接觸了一家製造業，該公司的部門主管皆知道部門的營運要讓報表說話，所以交待從屬團隊要做出含有某些訊息的報表，然而負責的同事在接收到指令後，使用僅知的Excel功能做出主管要的報表，每個月要產出該份報表兩次，每次從系統導出原始數據後，再加工製成主管要的報表，一共耗時6小時。

但在學習了Excel的常用功能後，善用了「小計」及「定位空值及快速填入上格數據」功能，只需10分鐘不到，便完成原本的匯總表。將新舊方法的製作時間一比較，便發現新方法的效率大大提升了！

上述例子，只是該間公司的上百份報表之一。

回過頭來看我們自身的公司，每個部門基礎的報表又有多少份呢？執行者產出一份的報表花費多少時間呢？若是製作一份統計報表（不含平常建立基礎數據）就需花半小時以上，便要好好檢視操作方法可再進步的地方。

因此，不要小瞧行政力。若是能善用既有工具的功能，便能讓人的時間運用在更有價值的事物上，像是計畫、預防出錯或優化流程的思考等，而非一直花在重複的複製（Ctrl＋C）及貼上（Ctrl＋V）的動作上！