承辦活動的專案管理訣竅
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活動的專案管理訣竅
不論是企業或是機構團體,因應不同的需求會舉辦活動。既然舉辦了活動,主辦方當然會希望賓主盡歡,一來主辦單位可以達到目的,二來來賓在過程中也可以感受到主辦單位的用心,甚至獲益匪淺!
有些企業的行銷業務能力很好,只要多些創意並持績邀約來賓,就可以讓參與的目標人數是多的。而在活動當天,來賓的感官無時無刻不在感受活動的用心程度,因此我們若想讓活動成功,很多面向是息息相關的,缺一不可。筆者將多年來實務經驗值與各位分享。
活動的專案管理可以分為事前、事中(活動日)、事後來看,需確認的要項如下:
□ 目的/效益
□ 目標對象/人數
□ 場地(符合該活動的氛圍)
□ 活動主軸
□ 預算金額
□ 組織架構功能及分工
□ 人員角色定位(Project Leader、各組組長、組員)
□ 會議議題(全員大會、組長會議、排練預演、檢討會議)
□ 活動日的流程分工說明(Project Leader要細想活動日的各種場景及流程進行)
□ 活動日前確認活動場地、各項物資等皆已就位
□ 活動日的關鍵活動流程時,Project Leader需在現場
□ 檢討留下記錄,以供未來查閱參考用
□ 實際花費與預算的比較表
留意分工表的期限日。工作者能在期限前完成,是專案活動中很重要的一個環節。雖然無法如期完成的因素很多,但若可以依照定案的時間表執行,對於有連動性的單位或人員而言,就不會壓縮到他的作業時間,甚至不會讓他花費比之前預計更多的時間來處理棘手的事情。
事前的演練雖然辛苦,但若可以把要達到的效果於事前演練時再三強調,用心的團隊是會加強所需留意之處,而在活動日當天就不至於太過緊張而失誤,各組組長也不需要在現場一直救火,反而誤了一些當日要注意的事件。
活動事前的籌劃是讓現場可以進行更順暢的關鍵,但活動日當天可能會出現想都沒有想過的事情,比如下大雨,天花板開始滴水。所以,只要是能在活動日前確認清楚的事情,都要事先確認好,當有什麼意外狀況發生,才有心力及時間去處理!
進行專案管理事前規劃,就和企業做年度計畫的概念一樣,我們要花時間好好想一下,為什麼要辦該場活動,該場活動要做些什麼、要怎麼做。
把定案的內容文字化下來,執行時就會有所依據,讓團隊知其所以然,再加上演練過,來到活動日當天,就會有如魚得水般的執行表現,團隊獲得成就感了,整場活動也賓主盡歡了!