活動的專案管理訣竅

不論是企業或是機構團體，因應不同的需求會舉辦活動。既然舉辦了活動，主辦方當然會希望賓主盡歡，一來主辦單位可以達到目的，二來來賓在過程中也可以感受到主辦單位的用心，甚至獲益匪淺！

有些企業的行銷業務能力很好，只要多些創意並持績邀約來賓，就可以讓參與的目標人數是多的。而在活動當天，來賓的感官無時無刻不在感受活動的用心程度，因此我們若想讓活動成功，很多面向是息息相關的，缺一不可。筆者將多年來實務經驗值與各位分享。

活動的專案管理可以分為事前、事中（活動日）、事後來看，需確認的要項如下：

□ 目的／效益
□ 目標對象／人數
□ 場地（符合該活動的氛圍）
□ 活動主軸
□ 預算金額
□ 組織架構功能及分工
□ 人員角色定位（Project Leader、各組組長、組員）
□ 會議議題（全員大會、組長會議、排練預演、檢討會議）
□ 活動日的流程分工說明（Project Leader要細想活動日的各種場景及流程進行）
□ 活動日前確認活動場地、各項物資等皆已就位
□ 活動日的關鍵活動流程時，Project Leader需在現場
□ 檢討留下記錄，以供未來查閱參考用
□ 實際花費與預算的比較表

留意分工表的期限日。工作者能在期限前完成，是專案活動中很重要的一個環節。雖然無法如期完成的因素很多，但若可以依照定案的時間表執行，對於有連動性的單位或人員而言，就不會壓縮到他的作業時間，甚至不會讓他花費比之前預計更多的時間來處理棘手的事情。

事前的演練雖然辛苦，但若可以把要達到的效果於事前演練時再三強調，用心的團隊是會加強所需留意之處，而在活動日當天就不至於太過緊張而失誤，各組組長也不需要在現場一直救火，反而誤了一些當日要注意的事件。

活動事前的籌劃是讓現場可以進行更順暢的關鍵，但活動日當天可能會出現想都沒有想過的事情，比如下大雨，天花板開始滴水。所以，只要是能在活動日前確認清楚的事情，都要事先確認好，當有什麼意外狀況發生，才有心力及時間去處理！

進行專案管理事前規劃，就和企業做年度計畫的概念一樣，我們要花時間好好想一下，為什麼要辦該場活動，該場活動要做些什麼、要怎麼做。

把定案的內容文字化下來，執行時就會有所依據，讓團隊知其所以然，再加上演練過，來到活動日當天，就會有如魚得水般的執行表現，團隊獲得成就感了，整場活動也賓主盡歡了！