管理的控管

主管需要要求的是符合標準作業流程，但在做事的方法上可以給執行者多一些空間，才不會造成執行者不願意多思考或無責任意識的狀況，又或是覺得公司規定限制很多而萌生退意。

標準作業流程講的是應該有的流程，好比說申請出差費用，首先由申請人填寫並附上相關單據，呈權責主管審核，再到財會單位依撥款作業處理，這些便是標準作業流程。但是出差費用是用藍筆寫或黑筆寫，就不該規定到這麼細的細節，否則每項規定辦法都要有像這麼細的內容，全部加起來，公司的規定真的就很多了！

標準作業流程、準則、操作方法KM，這三種代表不同的意義。

何謂標準作業流程？

標準作業流程多半因為在流程會與他人有所串接，而這些的上下手會是部門內的同仁，或是跨部門的同仁。有標準作業的好處是不會因為換了一個人，相關的流程都要隨之重新調整及定義，而是讓新承接的人了解原本應該有的作業程序是什麼，他就承襲已被定義的流程。

新承接者在執行一段時間後，若發現作業流程有可以改善提升績效之處，便可提出來與權責主管及相關單位討論，取得共識後便能進行流程的優化調整。

何謂準則？

準則通常是對於某件事的結果，有希望要完成或不該去做的部分。但是不會將所有的細則定出來，因為當定出所有一定要的細則時，那就不再是準則了。

舉例來說，辦公室要維持清潔整齊，這是一種準則、一種規定，而執行者要做哪些事才能讓辦公室維持清潔整齊，方法非常多種。從管理層面來看，執行者只要能完成這件事的結果，中間的過程其實不太需要在意。

何謂操作方法KM？

對於工具的操作、軟體的操作，或是事務的處理，沒有經驗值的人可以先參考操作方法，完成他第一次的執行作業。但是如果當事人有更好的方法及工具，則是歡迎當事人採用有效率的方法及工具執行。

現在是科技的時代，年輕一代的工作者多半於對科技產物都有一定的接觸，他們會操作的科技工具比起年紀稍長的人，有時是比較多的，因此若要求年輕一代必須用較早期的工具執行，執行效率不一定會好。

因此，管理者在管理事務時，要留意應用「標準作業」去要求，還是用「準則」去看待結果。

公司定出管理規定或是標準作業，就是需要被落實，可是當規定細則太多時，管理者無法樣樣都做到管理及稽控，公司的管理規定就等同虛設，因為執行者是否真的有按照標準去做，無從得知。此外，也有可能造成同仁對公司產生不信任感。

規定的太細，同仁會無責任意識；但沒有規定，有些作業則會耗費太多的人力及時間。因此，到底什麼樣的程序要被定義成「標準作業」，什麼樣的事情僅以「準則」來看待即可，是一門學問！