打造高效團隊，管理者要善用並落實Checklist

管理者的職責之一，便是讓團隊行走在準則的標準之上，也因此準則是有被書面化記錄的需要，才不會因為不同管理者而失去該有的標準。

尤其在後勤單位，最注重的是流程的流暢度及正確性，而為了有效管理繁瑣的步驟，善用Checklist可有效提升管理效率。

各司其職並有責任心，是每位主管希望從屬人員能夠有的認知，並如實去做到。但不同人員來做同一件事，一定會有不同做法。對公司而言，完成這件事情的中間過程，有些項目是一定需要執行的，這時候透過Checklist就是在規範這類的事務，有了Checklist就有所依據。

該如何訂定Checklist中的項目？

主管在訂出Checklist中的項目，有時不單單只有執行者的工作事項而已，也包含了執行者需交由他人稽核或是呈主管決定核准的項目，把這些重要的內控關卡點放在List中，讓事件在執行的過程中有階段性的被檢驗。

除了管理者可依據Checklist要求團隊外，資深工作者也可善用Checklist應用在流程類或是繁瑣事務確認類的工作上，一來可減少重工所造成的作業內耗，二來可省去每次都要費盡心思重新檢視，但又到頭來又還是遺漏重要事項。

依據筆者的經驗，製作Checklist時，可依據管理循環PDCA的概念進行：

1. 首先確認製作此份Checklist的目的為何？

究竟是為了事件完成的確認或是流程檢核的進行。待目標確認後，才能依據目標的用途將須被檢核及著重的重點明朗化。

2. 設定checklist時，設定項目是最關鍵的一環，可採用二種方式進行思考規劃：

(1) 經驗法則
依循「人事時地物」的方向思考，並加上對流程的熟悉度進行思考，若有稽核點，也須特別提出。

(2) 思考法
依循「Why、What、When、Where、Who、How、How Much」的方向思考，此方法適合用在新事物面相制定。

將大項目訂出後，再開始細分小步驟，便可完成Checklist的製作，制定後須與實際操作者確認流程的順序及相關資料後，再開始實行運作Checklist。

3. 開始使用Checklist後，須隨時保持彈性修正，讓此張表單不論是在管理或是提升效率上，都有很大的助益。

若能夠將隱性的管理Know How或是資深工作者將流程以Checklist的方式記錄之，一來若需進行職務交接便會很清楚，二來可為公司將隱性的Know How顯性化，此份表單會是公司KM很重要的來源之一。

把Checklist訂出來後，不代表團隊接下所有的作業就會乖乖依照List中的項目執行了，而是還需要靠主管的管理要求，讓團隊養成慣性按照Checklist落實執行，如此Checklist才能發揮出它的功效。

下方是公司舉辦某活動時會製作相關的打包list，能確保打包流程更加快速，提供給大家參考。