什麼是主管的職責,又該做些甚麼?

 

成為了主管,但又該做哪些事情,才能真正的落實職責?
在公司能夠成為管理者,除意願度外,也需要通過公司制定的某些標準,例如熟悉相關事務,或是通過特定職能檢定,也因此通常都是該單位中績效表現出色的佼佼者。然而,「認知」到一位主管的角色與實際「身歷其境」所感受到的情形其實是截然不同的。

當了主管之後,要對整個團隊負起責任,已經不是一人吃飽全家溫飽的狀態了。有些剛成為主管的人最容易遇到一種情形:這件事我自己來做,時間短、品質佳,為什麼由我的團隊來做時,效率會這麼不好?從這裡就延伸出一個議題,主管有以下三個權力:

一.「要求」的權力
亦即,依照SOP(Standard Operation Procedure)作業標準要求團隊執行。但是要求不是只有提醒,也需要適當的搭配績效考核辦法,才能讓要求的力道可以深入到讓當事人會痛,讓當事人感受到當事情按照流程標準做好,以及未依照流程標準做好,這兩者所帶來的結果是不同的。

二.「訓練」的權力
亦即,團隊缺少的技能或觀念,主管需給予OST(On Site Training)或OJT(On Job Training)訓練。以訓練來說,不見得所有的作業一定都要主管來教,可以委以適當的指導員進行流程或技能的操作教導。

三.「換人」的權力
亦即,給了部屬學習及歷練的時間,經過要求及訓練,甚至工作內容也依當事人的特性做了調整,但是當事人的績效表現仍然不好時,就別再留戀那個人了。啟用新人不見得不好,經驗值不足也不見得不好,當觀念及態度正確,再給予適當的教導訓練,展現出來的績效反而是更好的。
主管擁有上述三個權力,但是就是沒有抱怨的權力!身為主管,就該盡心盡力把團隊帶好。一旦帶出好的團隊,自己相對也會覺得有成就感,也為這個社會盡了一份心力。

 

有效提升管理,身為主管你應該要落實的職責

 

為了讓自己的管理技巧可以有效提升,可往下列方向進行:

一.訂出標準作業流程
訂出標準作業流程,大家的認知才會在同一層次上,避免各自標準不一而造成誤會,主管也才有一致的準則可以要求團隊。


二.定期與不定期的工作面談

建議一個月固定一次面談。面談時,可和團隊聊他們的想法,談他們自己對工作上認知到好的表現,以及可以改善的地方,還可談談他們對自己未來職涯的看法。藉由這個過程,主管也可以回饋對團隊的期待,表現好的事項嘉獎他,表現不好的事項提醒他,給予一盞明燈。

這樣的面談是不同於平時工作的督導。平時工作的督導是針對工作內容做要求,也透過OST強化大家的標準作業流程,是針對「事」去做要求。而工作面談,主要會從「人」的角度去談論工作績效及未來職涯發展。

公司的主管幹部有一項重要職責就是:把團隊帶起來,讓事務能夠順暢的執行。也唯有把團隊帶起來,之後主管幹部才可以有多的心思去做規劃和改善方案。因此,如何把團隊訓練及要求的像自己一樣,這才是身為新科主管的人要煩惱及努力的地方。