在行政上多些規劃少些負擔

行政總務的人在個性上，不喜歡變化性大，較喜歡工作能在掌控中，但是行政總務職責之一在於提供各單位協助，至於協助什麼呢？舉例來說，像是提供活動用的文具用品或是活動場地接洽等等都是。此外，如果各辦公區域的冷氣機或電燈壞掉，總務人員需在第一時間進行處理。

有些意外是無法預先得知，有些事務卻是可以先做好準備的，因此身為行政總務的我們要能夠將可以預先做好防範或是準備好的物品，先行準備好，避免多數時候都在處理意外狀況。

以物品管理來說，運用「文具∕物品盤點表」，將公司的文具或用品等等做庫存管理，並設定安全庫存量，接著每半個月定期做盤點，盤點完依照庫存量及安全庫存量的落差，判斷是否進行採購，再依公司採購準則進行相關的簽核或採購執行作業，提前備好相關所需物品，避免物品臨時需要，需立即採購，一來可能打亂原訂的既定計畫，二來可能因為應急所以採買的單價也比平常來得高。

這樣總覺得事情都不在自己的掌握中，但真的如此嗎？不是的，有些事務只要先規劃好，先主動了解相關單位所需物品，就可以避免這樣的情形。

「安全庫存量」是依照以往的用量先訂出一個安全的庫存用量，以文具用品來說，只要公司存放的位置夠，存放期限夠長，在該品項的採購，建議一次購買的量足夠3~6個月使用，原因在於一次採買的量較多，單價相較比較低，而且一定也會用到，不用擔心多買了卻用不到。

此外，本來需要分三次採購的作業，但在一次採購完，可以少去二次的作業時間，省下來的工時可以再做其他的事。因此，在評估採購物品究竟一次要買多少的量起來，會和辦公室可以存放位置及物品可使用年限有關。

安全庫存量可以因應使用量做調整，若連續二個月用量大幅增加，只要預估在接下來的用量仍會維持大量的使用，則可調高安全庫存量。舉例來說，當某面額的郵票設定10張的庫存量，在盤點時，發現量即將少於10張時，就可以補足庫存量到20張。

在聯聖舉郵票為例，會抓安全庫存量的二倍作為採買進來補足後的庫存量。但是若遇到即將大量寄送合約或是信件，短期間郵票用量會增加，就可短期內新增庫存量到40張，而不是還維持在庫存量為20張的成規中，那樣就容易造成郵票不足，一、二個星期就要採買一次，購買要花時間、入庫也要花時間、寫請款單也要花時間，若能先預想到、做好準備，就不怕措手不及。

而這個的預知，是「化被動為主動」。這點也是我在帶訓行政總務人員，不斷強調的重點，行政總務人員只要能夠預先做好的準備，就先準備好，不要被動等著人家告知要什麼物品，以往辦活動時公司大約需要哪些物品，都有資料可尋，事前請教相關單位所需物品，主動問、主動找資料，如此先問好相關單位所需物品，也方便做好自己的計畫安排。

每項工作都可以做好預防管理，善用表單做好管理，主動在事前請教相關單位是否有什麼需求，先做好物品的準備，就不擔心臨時的需求，打亂原訂的排程。