透過CMP表做工作權責劃分

每個部門單位所負責的工作任務有所不同,在同一個部門中,主管會進一步做權責的劃分,規劃同仁所負責及代理的工作。

透過CMP(Corporate Manpower Planning)工作盤點表/人力計畫表,可以進一步將部門內的工作列表出來,並將相對應工作的負責人、代理人,甚至是儲備人放到所屬欄位中,讓同仁所負責的工作大項可以透過CMP工作盤點表一目了然。而工作盤點是人資九大循環中的第一項重點。

最近協助不同的企業過程中,不約而同地都遇到工作者提出相同的困擾:「我所負責的工作有哪些?我想釐清哪些工作是我負責的,我可以協助同事,但不想要因為幫忙久了之後,那件工作卻變成我的份內工作。」

各位主管在帶領團隊的過程中有聽過這樣的聲音嗎?

若是沒有,那麼沒有的原因是因為時間久了,大家都不想說呢?還是因為沒有發生?若是沒有發生,那麼恭喜各位主管,這代表部門內的工作權責都很清楚了,大家也都清楚自己的定位為何。

但如果部門單位不時傳出不知事情的負責人是誰,建議各位主管可以透過CMP工作盤點表,將部門的工作羅列出來,而CMP工作盤點表最久半年一定要檢視更新。

工作規劃是採科學性管理原則,多是採模組化方式進行。工作規劃的前提是管理者必須對工作分析的概念掌握清楚,對工作管理、要求、適任標準等基準定義清楚後,再依工作需要輪調或調整公司現有團隊,進行適任度分配。

舉CMP工作盤點表的工作模組欄位來說,可將每項工作的整個工序,依工作屬性的類別與難易度,拆解為一個個可由一人獨力負責的小工序段。接著,再加上動詞,如經營、推動、綜理、規劃、執行等,讓它變成是個工作職掌,而不再只是個工作名稱而已。當然,也要確保工作「不遺漏、不重複」。

CMP工作盤點表建議用Excel格式製作,因為可以使用篩選,找出同一位人員的工作,或者可以進一步做統計分析等。

對於管理代表來說,CMP工作盤點表是一張好用的工作管理表,透過此表,可以規劃人力安排,像是用在工作輪調的安排,將預計要被儲備的人選放在「儲備人」的欄位;又或是同仁離職後,新人進來前3個月要先做哪些工作,熟悉基礎的工作後可再接觸哪些工作,這些都能在CMP工作盤點表上快速標示,以及做人員的替換規劃。

CMP工作盤點表可以讓主管診斷自己部門內的人力及工作安排狀況,比如常態性的工作是否皆有能全權負責的代理人?若沒有代理人,就要開始做培訓,避免因負責人請假,造成工作無人可做。

將工作權責透過CMP工作盤點表分派清楚,並提供給從屬團隊成員,讓工作者知道他所負責、代理、儲備或督導的工作項目有哪些,讓團隊可以有所依據,也不會讓有些工作落入三不管地帶,沒有負責人在執行。