新手主管的工作管理

新手主管該如何強化自己的職能？

執行者剛升遷為管理代表時，心境上很容易仍維持著執行者的心態，雖然說知道肩負管理責任，但就像是只有職務名稱調整而已，在做的事，也說不上來是哪裡不一樣了；在管理動作上，也似乎不知該從何下手。

建議新手主管從兩個層面去學習強化：

一、是管理的認知

二、是管理的方法

管理區分為帶人及管事兩個面向：

帶人除了要帶到心之外，若公司有相關的機制，讓人員知曉公司的職涯發展及相關配套，會讓新手主管在帶人上更有加分效果，因此可以讓同仁看到職涯發展的軌跡為何，相對的職能檢定項目又是什麼。

而本文要分享的是管事的層面。基層主管大概會有七、八成的時間在執行事務。提醒新手主管一定要自己每天定出一個時段進行管理稽核，否則很容易被執行事務占據了時間，而時間就一天一天過去，但是上級主管還是看不出這位新手主管到底做了哪些管理。

一開始，若不曉得從哪些事務來進行稽核，建議不妨就先從「近期有失誤的事」以及「最容易出錯的事」，開始定出稽核時間表。

而在進行稽核時，多數的稽核方法不再像執行者時一步一步去看所有動作正確與否，而是讓自己在督導的整個流程段中，除了檢視最後的結果之外，中間也可以再設定1到2個稽控點，讓自己能夠看進去，假設有失誤的話，再去檢視錯誤點之前的細節步驟。

此外，在檢視資料時，若有需要逐筆檢視的資料，就逐筆確認。這可培養自己的觀察力。亦即，除了確認一筆筆的資料之外，也可從全面性、寬廣的角度檢視資料，在查看的過程中，讓自己培養對資料、數字的敏感度，包含看資料時的關聯性思考。

新手主管的心態與工作管理方法

提升成為一個主管後，要具備一個心態：工作的方法，已經不是上級有教，我才做，而是自己要主動去想，似乎可以再怎麼做更好。讓自己保有這樣的心態，在看待很多事務時，就可以從「優化」、「需留意」的角度去處理或稽核事情。

管理動作的重點不在於抓到失誤，而是要做到「預防管理」。在管理稽核時，若發現有失誤，除了要讓執行者改善並留意執行動作之外，若失誤經常發生，管理者就要思考：是人員的動作不落實、不會做、無意願做？還是流程需要調整？然後找出真正原因，提出相應的管理對策來解決。

管理者不要期待所有人都可以自動自發做好所有的事，但是透過管理的要求，會讓執行者有所警惕。除了執行者的責任心想把事情做好之外，也會因有管理者進行作業稽核，讓執行者對自我工作的檢視有所加強。

當每個作業段，大家都可以用心把事情做好，就減少失誤造成的重工，或是等待修正所暫停的時間。如此，公司累加起來的工作時間，就不會有太多的內耗時間，而可以把時間拿來做有意義的事情。

因此，新手主管可以先從定出自己的管理稽核時間表開始進行稽核，接著就會對優化作業流程或作業方法、預防管理有一些想法出來。若是屬於跨單位的作業流程，就會進行跨單位的協調討論，待做出決議後，佈達新的作業流程。而在佈達時，也向大家說明原因，執行者更能理解為何而做調整，而開始調整作法。

祝福所有的新手主管，抓到關鍵的管理稽核重點，讓自己能夠看進去、管進去！