如何找出部門中優先度最高的改善事項
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各層級主管該著重的目標
主管在不同的管理層級有不同的著重點,以「七階升遷檢定架構」觀之,4A偏重在事務管理,5A偏重在資訊整合,6A偏重在資源分配,但三者都擁有共同的目標,如何讓部門運作得更順、更好。<推薦閱讀:七階升遷檢定架構,讓組織升遷管道更多元>
公司的外部環境在變化,對應公司的內部運作而言,一定也會需要調整,如此才能快速對接上外界的變化。因此,在部門裡的作業,不可能是萬年不變,多少都有可以改善的空間,考驗的是主管有沒有靜下心來反思部門的改善。
在思考部門的改善事項時,建議方向如下:
- 找出作業常出錯的前三名
- 找出作業量最高的前三名
將上述2項資料相互比對,就能立刻找出需要最優先被列入改善的項目。
列入整改項目的改善方法,需要引入執行團隊的想法。當團隊有分歧的意見時,會由有決定權的主管拍板定案。這樣會使整改項目既符合實際運作,也讓該權責主管能站在公司的高度思考作業調整是否合理及有效益。
若是作業涉及的層面較廣,當新的作業出來後,可先試行1個月,檢視有沒有未被思考到而需要微調的地方,若是沒有需要修改的地方,便能定案新的作業運作。
總結步驟如下:
對於一位好的4A主管來說,做好時間管理非常重要。因為4A主管約有3/4的時間在做執行工作,餘下1/4的時間在做管理工作,因此必須強迫自己留出足夠的時間在管理上,透由抽查團隊的執行工作,除了能啟動預防管理,也能找出部門中需優先改善的作業環節。