善用SOP,讓你有效管理

身為老闆或是主管的您,是否常聽到財務部抱怨說,為什麼每次都不按照時間點提供給會計單據,即使單據提供,但也不一定每次都完整。那一定也曾聽到業務同仁說,為什麼每次要給的單據,填寫的表單內容都不知道要怎麼寫,每次都要被退好幾次,才能寫對,難道沒有簡單一點的方式嗎?

不知道這些情境是否每天在您的企業上演著,苦思無解決之道呢?

最近在協助許多企業進行制度的執行,總聽到許多這樣的聲音,但這可不只是財務部與業務部而已,其實在每個部門也常遇到類似的問題,在流程上總有許多共識不同之處,因此就很容易造成重工、不準點,也因此造成品質下降的狀況。

更有許多主管常反應,為什麼講了這麼多次,總還是做錯晚交,而且品質不佳。甚至老闆也開始問,那若是如此,是不是該有一些罰責來抑制這樣的情況產生?

但,讓我們一起來想想,雖然有罰則出現時,確實能暫時減少上述的狀況發生。可是,是否也要去想一下,這些所謂產生的錯誤與問題,其實是相對的狀況。這就好像是在台灣的行人是要靠右走,在日本行人卻是靠左走,靠哪邊走是標準,但每個國家的標準都不同,自然要確認這些標準,才能依準則來執行。

所以,若套用在企業來看,這就是每家企業的標準作業流程(Standard Operation Procedure;SOP),得先有依據可循,不然,就像是國家沒訂出交通守則的標準,也無法可罰。而且,罰責畢竟只能治標,不能治本,根據莫非定律,人總是常在會犯錯的地方重複出錯,所以,這樣一來還是無法成為根本改善之道。

此外,訂出標準的用意,不是為了要處罰,而是因為要建立彼此的共識,就像紅燈停,綠燈行,才不至於造成交通混亂,大家都無法行走。

因此,如何建立標準作業流程,也和大家分享幾個基本的小技巧:


從共通性開始做起

可以先從和各部門都有關係的流程開始做起。

就像是人事的請假流程,跟每個人都息息相關。公司的員工都會有機會請到假,所以什麼樣的假別該怎麼請假,請假要跟主管請外,還要知會哪些部門,幾天以上的請假主管對象為何,這些都是公司應該制定並以此作為要求的標準。這樣一來,主管也才有此標準可以要求部屬。


從常出錯或遺漏的地方開始做起

若排除了當事人的細心度問題,就可以從大家常出錯或漏掉之處來訂出標準或範本。

就像是財務單位的請款流程,很多人在寫請款的內容時,總是東漏西漏,有時甚至每寫一次就問一次,或許怕再寫錯或遺漏,但就造成財務單位人員光回應一次問題,就花了一次時間,當請款單與單據拿到時,又不一定是對的,又得花時間來回校正。因此,不妨就做出請款應有的流程與範本,讓同仁可依流程執行。


讓執行者提出有用的改善建議

想想,流程誰會最熟?大體來說,是執行者。但因為標準作業流程的制定一開始是由上而下,可是在執行的過程中,可能會因為公司的相關需求,所以流程也會需要跟著調整,不妨也讓執行者有提出改善建議的機會,最後再來評估是否要進行相關的調整。

以上是提供給企業建制SOP的基礎,也許有些企業已導過ISO,但不妨可以再檢視實際的作業,有一些細則可以依現行的需求再增加。但若企業尚未建立過SOP,也可以用這些技巧試試看,善用SOP工具,讓您的管理可以變Easy!