企業走上敏捷式管理的五項要點與實行方式
- 陳致瑋
企業如何打造高敏捷的團隊?
組織若要朝向敏捷管理的運作,授權是必須的基礎。組織敏捷發展絕對是未來的趨勢,只是時間的條件還沒到關鍵轉變時刻,但是趨勢正在醞釀。
若做到了,會有幾種特徵,大家不妨對照看看。
高敏捷管理的企業具備這五種特質:
1. 沒有冗長僵化的程序核定
2. 沒有凡事需要請示才能執行的規矩
3. 基層人員具有很大的被授權幅度
4. 主管角色不是監督,更是輔導
5. 組織相對扁平
冗長程序是組織僵化的特徵,一件事情決定需要照會很多人,需要考慮很多事情,甚至不相干的功能部門也要表示一下意見。光是聽描述就很不敏捷,運作起來也確實敏捷不來,就是一個曠日費時的請示和照會批注。這就是組織肥大之惡,過度官僚。
為什麼會形成這樣的組織呢?
1.組織團隊缺乏當責
2.管理者的控制欲
控制欲的展現就是沒有被同意就不能做的特徵,這很可能是管理者本身的偏好。什麼都要自己看過才可以決定,哪怕只是小事也得事必躬親。這也是一個無法敏捷的畫面。
要能克服這點,經營者或上位者的控制欲必須訓練與覺察,放下擔憂,也要學著信任團隊。這並不簡單,但若不信任的話,會一直卡在事必躬親的課題上無法讓組織走向分權發展,也難以敏捷。
要如何能導正組織的風氣,走上敏捷管理呢?
1.高度授權給第一線人員
這是好的,但是制度上得要高度綁定成效,當第一線人員的利益和成效綁定,第一線人員自然會很在意結果好不好,所以制度設計是關鍵。
這邊說的制度是績效考評制度,以及獎勵機制連動績效表現,如此可以相輔相成。
2.管理者的內在認知是關鍵
若是傳統的威權風格,怎麼可能允許下屬有意見? 這個老派作風與年紀無關,也有1980後的創業家是強勢獨裁的風格。 強勢領導的風格,通常會使組織氛圍無法活潑,而且部屬會變得很膽怯,很怕做錯什麼被責罰,因此就會出現團隊不當責與管理者控制慾的特徵。然後因為膽怯擔心受罰,就不會想要當責,如此後續就會引發更多問題,也就是都聽上位者的指令即可,不會思考,更不敢給建議。反正對錯都是上面的人自己要負責,我只是一個執行者。
3.組織扁平化是授權後的特徵,自然會變成這樣的。
扁平的組織可以減少因為官僚或層層授權以及層層批示的決策冗長,提高運作效率。決策也可以由第一線的督導直接應變給予 指令,大家也有績效考評的認知,自然會對結果當責。第一線的團隊都可以當責了,自然不需要太多層級的督導管理。扁平組織就是不需要底層的簽呈,一路簽到總經理同意才行。
簽呈最有效率的就是三段式:
申請者送出後,進入第一段審批,通過後進入第二道稽核,最後送達決定者批准。
審批是由專業人士給予的Double Check,確認內容大致無虞,然後進入稽核,確認程序上文件等條件都符合內控要求後,就直接送交決策者決定。決定的過程不需要再經過多人決定, 那其實是不需要的過程,代表前段的審批和稽核沒做好,才需要一堆人對此給意見。一旦一堆人給意見了,就會有很多雜音出現。
此外,公文也會流浪很久,耽誤決策時效。 最後想跟大家說的是,組織的效能優化之改變往往不來自於外,而是內部高層自己要先改變才行。