工作說明書怎麼做？從組織規劃釐清部門的工作內容與KPI指標設定

組織規劃是所有經營者與管理者都該具備的基本認知，第一步需要釐清組織架構與組織層級，以陳教授倡導的職涯發展體系觀之，由上至下可分為決策者、高階主管、中階主管、基層主管、基層人員。其中基層主管指的是課級主管，中階主管是部級、副理級、經理級主管，高階主管則是處級、協理、副總級的主管，決策者則是CEO。

做好組織規劃後，每個層級與部門的的工作內容與目標也不同，因此我們該怎麼設計與規劃每個職務的工作內容與KPI指標呢?

如何規劃公司的KPI關鍵績效指標?

決策層與高階主管

決策層與高階主管的工作內容:經營目標設定、經營決策團隊養成、規劃公司的結構業績、企業願景規劃

決策層與高階主管的KPI指標:設定毛利與毛利率、費用與費用率、淨利與EPS、成長率與市占率。

行銷企劃部門

行銷企劃部門的工作內容:思考以什麼樣的通路、產品、價格及促銷方案進入市場。提出行銷研究報告、競品分析報告、提出產品發展地圖、促銷活動規劃等

以產品為例，產品要從產線規劃、開發商品化、銷售預估下手，產品線就要決定公司產品分成幾大類，這些類別要做出幾個系列，每個系列要做出多少品項，去展開計畫。

行銷企劃部門的KPI指標:公司市佔率、商品命中率、產會行銷效益、活動行銷效益、PM目標達成率、廣告行銷效益、製作物提供準點率、製作物提供效益

銷售營運部門

銷售營運部門的工作內容:結構業績目標超標對策、價格的控制與管理、SP活動執行、市場開拓的方法、Database的維護與整建、回收帳款、客戶意見調查等

銷售營運部門的KPI指標:業績目標達成率與成長率、SP活動效益達成率、市場普及率、舊客回購率、新客戶增加數、客訴率、帳款回收率

人力資源部門

 人力資源部門的工作內容:人資制度的建立、擬定升遷與績效政策、人事行政管理(勤假、保險作業)、薪酬獎勵制度辦法執行、勞資關係協調、人員招募等

人力資源部門的KPI指標:招募留任率、定期統計缺勤率離職率、主管幹部培育次數/人數、訓練成果指標、MA執行次數與留任率、工作說明書完成率、人效分析(全員人效=營業額/全員人數)

生產生技部門

生產生技部門的工作內容:製程管理、機台產線效率、生產計畫管控、工安法令規定、製造品質的維護等

生產生技部門的KPI指標:生產效率(生產效率=產出值或量/投入人工時)、稼動率(產線稼動率=啟動時間/開工時間)、製程品質率、耗損率、成本率、製程準點率、採購交期準點率與準確率等

研發設計部門

研發設計部門的工作內容:產品研發規劃、產品設計開發或變更、產品模組功能結構規劃、替代材質開發、產品功能規格與檢驗規範確認、產品設計標準化、BOM整建管理、材料成本控管、商品的發展規劃等

研發設計部們的KPI指標:新品上市準點率、產品命中率、材料成本降低率、產品模組化比率、產品投產妥善率(產線順品質穩)、IPO商品開發件數、IPO商品開發命中率等

財務會計部門

財務會計部門的工作內容:財會制度整建、財務報表編制、公司資金規劃與管理、公司營收成本預算管理、稅務作業處理、銀行額度的開發與管理、內控稽核執行等

財務會計部門的KPI指標:財報提報準點與分析、毛利率、逾期帳款管制效益、節稅效益、營業外收支貢獻、稽核報告準點

行政總務部門

行政總務部門的工作內容:公司固定資產管理、環境美化維護管理、活動福利管理、接待應對禮儀、公司存貨管理、總務事項採購、總務用品管理統計進出存貨、節流規劃(水電費、雜項用品費等)、物流配送管理等

行政總務部門的KPI指標:節流金額與效益、資產妥善利用率、倉儲管理準確率、出貨準點率準確率、進貨完成準點率、呆滯與不良存貨處理等

資訊管理部門

資訊管理部門的工作內容:公司資訊環境規劃、資訊設備管理(硬體規格等)、網管規格與平台維護、系統導用管理、資安碗裡與控制、資訊設備維護與標準化等

資訊管理部門的KPI指標:系統穩定率、資案問題次數、管理平台穩定率、系統故障排除時效、官網維護次數

參考書籍:企業職務設計寶典：這樣設計工作，職責執掌更明確！

工作說明書範例

工作說明書的格式可依照各家企業的版面或CIS去設計，並沒有法定的規定格式。原則上把握具體、整齊為設計原則。長度大約1頁到3頁，盡量不超過3頁為宜。

工作說明書的設計大綱建議如下：

1. 此說明書的撰寫日期，或最後修改日期
2. 此職務的配合方式，如全職或兼職，以及敘薪辦法
3. 工作職稱
4. 詳細列出職務及責任
5. 本職務的標準作業流程
6. 本職務所必須接受的督導和會報機制
7. 本職務所必須填寫的報表和參與的會議
8. 本職務所必須具備的職能條件和要求
9. 述職人員所必須具備的教育和經驗背景