利用工作說明書來分派工作

工作不能因為找不到合適的人，就隨手抓了一個看起來正好有空的人，指派工作給他。專案負責人隨意指派工作，會產生被指派工作的人本身並不具備執行任務的能力，也有可能發生資深人員被指派去處理工讀生就可以處理的「雜事」，造成人力資源的浪費。

身為專案負責人的主管，必須要先問自己：「我的專案目的是什麼？」

事實上，這個問題看似簡單，背後卻隱藏著許多模糊不清的狀況。並不是每個參與專案的人，乃至於專案負責人，都很清楚專案本身的目的。

如果大家很難有個體會的話，不妨針對以下的專案題目來回答，是不是有很多的目的需要進一步被釐清？

一個「工作說明書」的專案，其目的就可以有很多種：

1. 翻修舊制度，改用更新更好的新辦法。
2. 公司從來沒有制定工作說明書，這是第一次嘗試。
3. 公司現行制度有問題，需要透過工作說明書的製作專案重新檢視作業流程。
4. 公司目前的工作規劃制度很亂，需要透過專案來重新定義工作性質。

到底哪一項才是公司製作「工作說明書」的真正目的？

這是專案負責人在推動專案之前必須釐清的一個重要工作。最後專案負責人也只能為專案訂定1個、最多2個目標。如果多的話，絕對會分散注意力，而大家也將汲汲營營而失焦。

此外，專案本身如果沒有明確的目的，作業流程和作業步驟也會推展不開，就連挑選專案人員也將變得難以抉擇。

不同性質的專案，所需要的專才和人數不一樣，因此不能夠想到哪裡，就找人去做到哪裡，這樣只會讓每個人忙得暈頭轉向，最後毫無所獲。

專案管理者在執行專案之前，必須先完成以下的籌備工作：

1. 列出本專案的目的
2. 列出專案的工作模組
3. 列出專案所需的人才
4. 彙整一份專案CMP（工作盤點／人力盤點表）

如此，專案負責人才可以根據工作目標展出完整的工作計畫，也才會知道該找誰來負責哪些工作項目。切記！專案是個「因事尋人」的作業方式，一般組織多職能化、分工的作業法則並不適用於專案的管理。請各位掌握一個原則：根據任務規劃團隊。

如果大家想要更深入體會筆者的意思，有2部電影就是以專案管理／執行的原則為軸心而拍攝的：一部是「瞞天過海（Ocean's Eleven）」，一部是「將計就計（Entrapment）」，箇中的意義就要大家自己從電影中去體會了。