專案工作教戰守則:不能亂派工作
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利用工作說明書來分派工作
工作不能因為找不到合適的人,就隨手抓了一個看起來正好有空的人,指派工作給他。專案負責人隨意指派工作,會產生被指派工作的人本身並不具備執行任務的能力,也有可能發生資深人員被指派去處理工讀生就可以處理的「雜事」,造成人力資源的浪費。
身為專案負責人的主管,必須要先問自己:「我的專案目的是什麼?」
事實上,這個問題看似簡單,背後卻隱藏著許多模糊不清的狀況。並不是每個參與專案的人,乃至於專案負責人,都很清楚專案本身的目的。
如果大家很難有個體會的話,不妨針對以下的專案題目來回答,是不是有很多的目的需要進一步被釐清?
一個「工作說明書」的專案,其目的就可以有很多種:
1. 翻修舊制度,改用更新更好的新辦法。
2. 公司從來沒有制定工作說明書,這是第一次嘗試。
3. 公司現行制度有問題,需要透過工作說明書的製作專案重新檢視作業流程。
4. 公司目前的工作規劃制度很亂,需要透過專案來重新定義工作性質。
到底哪一項才是公司製作「工作說明書」的真正目的?
這是專案負責人在推動專案之前必須釐清的一個重要工作。最後專案負責人也只能為專案訂定1個、最多2個目標。如果多的話,絕對會分散注意力,而大家也將汲汲營營而失焦。
此外,專案本身如果沒有明確的目的,作業流程和作業步驟也會推展不開,就連挑選專案人員也將變得難以抉擇。
不同性質的專案,所需要的專才和人數不一樣,因此不能夠想到哪裡,就找人去做到哪裡,這樣只會讓每個人忙得暈頭轉向,最後毫無所獲。
專案管理者在執行專案之前,必須先完成以下的籌備工作:
1. 列出本專案的目的
2. 列出專案的工作模組
3. 列出專案所需的人才
4. 彙整一份專案CMP(工作盤點/人力盤點表)
如此,專案負責人才可以根據工作目標展出完整的工作計畫,也才會知道該找誰來負責哪些工作項目。切記!專案是個「因事尋人」的作業方式,一般組織多職能化、分工的作業法則並不適用於專案的管理。請各位掌握一個原則:根據任務規劃團隊。
如果大家想要更深入體會筆者的意思,有2部電影就是以專案管理/執行的原則為軸心而拍攝的:一部是「瞞天過海(Ocean's Eleven)」,一部是「將計就計(Entrapment)」,箇中的意義就要大家自己從電影中去體會了。