如何管理供應商?


愈來愈多企業減少供應商數目,與剩下來的供應商建立「夥伴關係」。令人意外的是,在這種夥伴關係中,最大的好處並不是為了價格。廠商究竟重視什麼?供應商又該如何和廠商維持良好的夥伴關係?

過去大多數企業都採取分散供應商,以達到分散風險,彼此制衡的效果。今天一些企業感受到與供應商共榮共存的重要,認為穩定的關係可以促成品質穩定的產品,雙方也能因此根據對彼此有益的時間表、有共識的價格基礎,對未來有所規劃。因此,初期多開發供應商,評估供應商,達到分散風險的方式,是正確的。

但是到了後期,過多的供應商,對於價格與品質管理,確實會造成應接不暇的困擾,因此減少供應商的數量,在穩定貨源與品質策略上,是應取的方法,於是許多企業都不約而同地發展出與供應商建立夥伴關係的策略。


管理供應商的典範

舉例來說,1980年代全錄評估了5000多家供應商的表現,終止了其中4600家的關係,而與剩下的400家發展深厚的夥伴關係。全錄的做法成為企業管理供應商的典範。

同樣地,惠而浦也從2500家供應商中降低數量,選擇了其中的一半變成聯盟的夥伴關係。福特汽車更在2004年宣布一項大規模削減供應商數量的計畫,預計將原來的5.2萬家供應商降低90%,剩下5000家,福特計畫與剩下的廠商發展正式的夥伴關係,藉著這項行動每年省下16億美元。

雜貨連鎖系統也開發出一套「效率顧客回應系統」,透過電子通訊設備,減少批發、配銷及其他中間商,讓零售商和賣方直接聯繫。

在這樣的關係中,廠商可以獲得品質穩定的產品,賣方也可以成為穩定發展的主要供應商。這種夥伴關係的意思就是,廠商與供應商之間不只是業務關係,更形成一種聯盟,變成彼此的資產。

對廠商來說,與供應商交朋友實在不是什麼難事,問題就在於如何評估供應商的績效,並且確保自己能夠獲得良好的產品和服務?

1994年,美國管理教授傅藍姆主持過一項計畫,針對38家公司的採購人員,調查他們如何評估已建立夥伴關係的供應商。這些企業的規模從50人到9萬人不等,其中有8家名列財星五百大企業。


溝通與信賴

根據這些受訪企業的經驗,與供應商建立夥伴關係,可以使廠商和供應商之間的溝通更好、產品價格更合理、品質更好、交期更準時、信任度更高、對未來預測和規劃更準確。

出乎意料的是,受訪企業中,有一半並沒有強調夥伴關係對價格有什麼好處。廠商更強調的是夥伴關係所帶來的無形利益:溝通較佳,彼此更能互相信賴。

這些廠商的採購人員認為,在夥伴關係中,他們獲得了「更多的注意」,讓供應商更了解買方的業務,對運作細節更能掌握。

廠商更希望藉夥伴關係能夠達到互相信賴的地步。這種信賴並非只是心理的安全感,而是可以產生具體而實際的好處。例如價格較穩定,供應商願意分享更多資訊,對未來的規劃有很大的幫助。

因此,在受訪企業中,儘管有一半以上的廠商與供應商之間簽有正式的「夥伴契約」,但是更多的廠商更喜歡非正式的夥伴契約(即口頭的夥伴契約)。很多廠商都認為,要改善雙方的關係,不能仰賴一紙契約,信賴才是第一要務。

許多廠商雖然沒有正式的評估,但都非常注意供應商的表現。他們用很多非正式的評估方式,追蹤供應商的表現。因此,供應商必須了解,自己其實是在放大鏡下被仔細觀察。


沒有隱藏成本

而一旦建立緊密的夥伴關係,廠商對於價格的評估就變成一種例行工作,並不是決定供應商績效的關鍵因素。原因是,即使供應價格不是市場上最低,但是只要供應商的品質穩定,交期準確,沒有了這些隱藏成本,長期來說,對採購的廠商仍是有利的。

另一方面,大多數廠商之所以沒有在價格上緊迫釘人,也是因為他們都掌握了資訊來源和技術,知道供應商是不是開出了合理的價格。

這種不在價格上斤斤計較的做法,顯然與通用汽車等抱持另一種哲學的企業不同。通用汽車等企業認為,企業應該設計各種做法(例如招標)來對付一些喜歡獅子大開口的供應商。HP的一位採購專家也說,未先建立價格目標,雙方的關係遲早會出問題。

但是與供應商建立夥伴關係的企業,卻不希望價格變成合作關係的問題。大多數廠商衡量供應商的績效時,最重視的是品質和交期。此外,供應商的服務也很重要。例如採購流程中,供應商所提供的樣品與文件是如何,發票是否正確,對雙方關係都有微妙的影響。

人員來訪的頻率、對問題的關心,也被視為重要的服務指標。供應商公司裡的許多人員,像是財務部門、服務支援部門,都需要與購買廠商建立良好的人際關係,這樣將有助於雙方夥伴關係的維繫。


上溯原始供應商

有些企業對供應商的重視,甚至會上溯到供應商的原始供應商,甚至要求到他們的工廠參觀,以確保原料的原料也在掌握之中。

建立夥伴關係的廠商很願意協助供應商改善,認為這樣可以幫助供應商改善服務或產品,自己也能受益。在調查中,約有85%的企業都有「供應商改善方案」。

有些企業甚至在辦公室裡替供應商留下位置,讓他們可以隨時來公司看一看,和研究人員談一談,討論產品的計畫,分享資訊。他們最關切的還是溝通,希望在發生問題時,甚至高階主管都能參與,迅速解決問題。