如何製作一張成功的邀請函?

為了找出有效的潛在客戶,透過舉辦座談會的企業是日益增多。貴公司或許已完善排定了座談會流程,找到了交通便利的地點,也找邀請到了有名的講師,但是萬事皆備,只欠東風,你如何吸引人員前來參與座談會呢?

不論座談會是否需要付費,與會者都必須投資他們的時間、精神及金錢,因此如果沒有強而有力的動機,就算是免費的座談會,也未必會有人願意參加。那麼動機應如何引發呢?若是你願意在邀請函上挹注心血,就能引發大多數人員與會的動機,進而實際出席座談會。

而一張成功的邀請函應囊括哪些內容呢?以下就提供幾點方向,作為你在製作邀請函上的參考。


1. 主辦者、舉辦目的

若以公司行號為主辦或協辦單位,主辦或協辦單位名稱自然要標示清楚,否則收到邀請函的人就會覺得主辦單位是名不見經傳或一般人較排斥的企業(例如傳銷、老鼠會)而不敢參加。當然,舉辦的目的也要標示清楚,讓收函者充分了解到這場說明會的主旨,再決定是否要出席。


2. 主講者

如果可以,附上主講者的學經歷背景等項目,重點強調其擁有的成就等事蹟,例如今日是業務課程說明會,老師本身具備Top Sales的經歷,就可以在邀請函上重點標示,以吸引更多人到場聽課。


3. 適合參與人員

邀請函上應標明適合的與會人員,而非想要大小通吃,全然不作區分。因為唯有作出區分,公司才能確實地找出潛在客戶。相信大家都很清楚,不是每個人都適合或需要相同的商品,公司又怎能希冀大家都來參與此場座談會,更何況錢要花在刀口上,資源要耗用在真正對公司未來有貢獻的人身上,才不致浪費。


4. 與會人員可獲得的效益

邀請函上可以具體標示出個人可從座談會中學習到何種新知、技巧,及工作上的助益,讓與會人員若想請假參與座談會,有理由說服老闆讓他請假參加。例如這場座談會雖然只有短短3小時,但是可以學會1套應用工具、5種應用訣竅、8種簡單實用的技巧,讓你在日後每天可以節省1小時的工作時間,也為公司每個月節省將近2萬元的花費。


5. 贈品

在允許的情況下,公司不妨可以贈送贈品,諸如書籍、試用品。一般人都希望「有吃又有拿」,基於此種心態,在看到有贈品時,只要不是太差的贈品,參與意願多半都會提高。


6. 其他注意事項

諸如時間、費用、座談會地點的停車資訊、有無餐點、有無衣著限制等,這些注意事項皆可減少錯誤發生的機率。

 

 

當然,除了邀請函應具備的內容外,你也可以準備不同版本的邀請函。或許你會認為:「天啊!難道要針對個人來製作,那得花費多少精力!」其實不然。你只需要將收函者加以分類,再針對類別分別寫出不同的一兩段內文即可。

收函者要如何分類呢?以下提供3種類別,作為你分類時的參考。


1. 參與過之前座談會的人員

這部分人員最為重要,因為他們是最有可能回來參與的人員。

此時在邀請函中就要清楚表達:「A先生您好,您之前有來參與過我們的B座談會,我們認為您對此議題可能感興趣,因此現在有更多的新資訊想與您分享。您可以攜伴參加,和您的同事或朋友一同吸收新知、成長。」

這也是為什麼這類人員最為重要的原因,因為只要這些人員上次參與座談會的感覺良好,你的再次邀請就可能促使他們帶來新的參與人員,增加日後交易成功的可能性。


2. 報名過卻沒實際參與的人員

報名者當中可能會有多達一半的人員不會出席,這些人員也應視為重點掌握的對象。原因很簡單,從他們曾經報名的情況來看,就知道他們對此議題感到興趣。

此時,對於這些人員的信函,就可以傳達出下列訊息:「A先生您好,關於B座談會,您曾報名過,但是當時因故,您未能前來參加,現在我們又有舉辦相關議題的座談會,相信您也會感興趣,故想再主動告知您這個訊息,相信您也不想再錯過這次座談會,因為機會稍縱即逝,必須即時把握!」


3. 曾對公司商品表示興趣的人員

「眼見為憑」一直是大眾根深蒂固的想法,因此若能將這些對公司表示興趣的人員親自邀請到現場檢視、體驗商品實體,那麼對商品的銷售就會帶來莫大的助益。因此,給這群人的信函就可以直接表達:「A先生您好,現在您即將可以親自來體驗我們的商品。」

綜言之,邀請函人人會寫,但是要寫得簡單明瞭又具有吸引力,可就是一門學問。你正要舉辦座談會嗎?要不要再重新檢視你的邀請函內容呢?