「用人不疑,疑人不用」,落實回報的機制

大家都希望可以被主管「用人不疑」,但是要獲得主管如此的無條件信任,也是需要有信任為基礎的。

別認為主管在信任和放手讓你去發揮的時候就不管事情,也不掌握關鍵和重要事件。

很多人都壞在一個危害信任的錯誤理解,那就是「沒有良好的回報習慣」,讓主管陷入無法掌握狀況的擔憂。

擔憂造成不信任,也就損害了授權的信任原則 - Steve 陳致瑋

常常發生主管授權部屬後,重要的事情,部屬沒有第一時間回報主管,導致事情積壓,拖延處理時間,造成後面無法逆轉的錯誤和無法修復的錯誤,最後被迫要十萬火急的處理,讓一個沒有那麼嚴重的問題變成是很嚴重的錯誤,甚至很多人都知道了,主管卻是最後一個被告知的。

部屬在事後被抓來問責:「為什麼沒有第一時間向主管報告?」

部屬典型的回答就是,他認為,這是他份內應該要負責的事情,他想等到處理到一個階段,再向主管回報。

其實感受的出來,會這樣說的部屬,他的內心狀態一開始都是想要掩飾,不想要擴大,只是沒有想到最後事情會變得很嚴重,處理不了,才爆發。

我相信,這樣的經驗對許多帶團隊的主管來說,會形成一種不敢授權、不授權又做不完的為難。

為什麼需要第一時間回報主管?這背後是有道理的,簡單整理有三:

1. 身為高階主管,必須全盤掌握公司重大營運狀況,對各單位的重要事件,特別是可能蔓延成為全公司的重大事件,需要及時掌握,並去避免事態嚴重化。

2. 各單位發生的重大事件,原則上應該是由各單位主管自行處理,但如果是有潛在風險變成更嚴重問題的事情,適度的讓更高層級的主管知曉,就能動員全公司的資源協助介入處理,將預期的傷害或者風險降到最低。

3. 及早讓上層主管知道重大問題,有經驗的主管具有更豐富的經驗,知道如何判斷解決問題最適合的槓桿,及時採取最有效的解決方法,避免部屬花了太多的時間,耽誤了時間,又解決不了問題,付出的代價走了冤枉路,最後還是讓公司賠上無法挽回的損失。

我帶團隊時,特別是在訓練部屬具有當責能力時,在授權之前,我一定會再三確認他的時間回報習慣是有養成起來的。

因為有回報習慣的部屬,並不需要有很強大的能力,反而會被我授予更大程度的權限範圍。反之,沒有回報習慣的部屬,縱使能力再強大,我也會擔心他可能會掩飾問題,而限縮他的授權範圍。

這就是「用人不疑,疑人不用」於授權表現上的關鍵要領。