從秘書到特助的改變

忙碌的主管,身旁只要有一位細心的助理,便可協助主管讓某些事情進行得更順利,又或者提醒主管一些待追蹤事項。

主管的助理有特助及秘書之分,其中的差別就在於事情做到的深度,像是主動性或是提出中肯的建議。

秘書與特助的差別在哪?

秘書的工作內容

多半處理的都是被交辦的事情,執行的方法或是處理事情的眉角,請示主管大都可以得到一個以利進行的方向或方法。

其工作內容可分為三大類:

第一類是事務性工作,包括處理信件、接聽電話、撰寫公文、檔案管理、收發公文回覆E-mail、整理報章雜誌、操作傳真、接待訪客、安排上司約會、參加會議並記錄、差旅安排。

第二類是管理性工作,包括辦公室管理、操作電腦、會計與財務、設備採購等。

第三類是溝通支援性工作,包括客戶服務、媒體應對、公關策劃、主持公司慶典、參加應酬、外勤工作、其他主管臨時交辦的事項。

特助的工作內容

不單單只處理主管交辦的一般事項,而是處理與主管相關的行政事務,例如:負責公共關係事務、跨公司及部門工作協調、協助專案計劃評估及執行與追蹤、主管會議記錄執行追蹤、董事長及主管交辦事務處理、協助部門預算編列擔任部門之間或主管間的橋樑,專案的承接等等。

就一般小企業而言,在公司沒有行政主管的時候,老闆的特助就要扮演行政主管的角色。因為老闆在負責讓公司業績越來越好的同時,會需要一個得力的幫手,協助老闆把公司的後勤團隊打點好。

秘書到特助的成長心路歷程

不論是老闆的特助或是總經理的特助,不僅在工作內容與當秘書助理時有著微妙的不同,就連心態上也要跟著成長。

例如成為特助後,處理不熟悉的事物所遇到的挫折,越靠近決策層面有時會有困惑。此時,應快速調整自己的心態,要意識到雖然自己的職稱掛的是總經理特助,但實際上的角色已不單單只是總經理身旁那位處理一般雜項事項、接待客戶、安排行程的助理,而是對於公司的管理或是公司同仁的各項表現,有權提出一些建議,而這些建議或是評價會成為總經理在裁定事情很重要的依據。

如何客觀且沉穩地把公司發生的事情回報給總經理,會是身為總經理特助者一門很重要的功課。

因此,身為總經理特助者,要懂得把這層人事之間微妙的關係處理得當,對上是主管得意的助手,平行來說可以和同事相處得很好但又不失分寸。唯有如此,才能提供對的情報給予主管,也能將總經理的一些軟性想法渲染給公司同仁。

從秘書到特助要成長的地方,不僅是工作技巧或方法,最大的成長是在自身的心態調整,從執行者的角色躍到管理者的角色,這一關卡度過去,會是自己在職涯上一個很大的躍進!