為什麼要做工作日誌管理?

許多企業會要求員工每日撰寫工作日誌,但員工並不清楚為什麼要寫工作日誌。

工作日誌其實是從年度計畫展開至各項專案,再從各項專案去規劃每個月份的目標與計畫,再藉由日誌的形式記錄工作內容,來藉此檢視員工是否有照著進度與計畫執行!

簡單來說,工作日誌就是員工對每天工作情況的記錄和總結,讓主管進而了解部屬的工作內容與進度。

有些上課的學員就會好奇的問:

為什麼要寫工作日誌?主管真的會看工作日誌嗎?

這幾十年來,陳教授一直堅持工作團隊需要每天寫工作日誌,並且強調這個重點!

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當一個成功的上班族,一定要信守成功三原則。

1.你要清楚公司、主管要甚麼
你要清楚你的工作目標是甚麼,做人家要你做的。

2.告訴主管你要做什麼
不管是基層或管理人員,一定要寫工作計畫,不管是日計畫還是月計畫,並提供工作進度。

3.要讓主管知道你做了什麼
其實就是回報機制,也就是工作日報,報告當日工作重點,並提供明天計劃要做些什麼。

對於不打算寫或不喜歡寫的人,就會疑惑主管真的會看嗎?其實工作日誌是寫給自己看,不是寫給主管看,工作日誌有月達成率,年度達成率,來做自我管理、自我檢討、擬定改善對策與自我精進。

在教授當專業執行長或總經理時,也會每天寫工作日誌呈報給老闆,但是和一般人的都不一樣,陳教授呈報的內容是累積到今天為止的損益表、資金運用表,在他的經營日報表上面有月結、季結或年結的三張重要財報,損益表、資產負債表、資金運用表,這是身為經營者該做的工作日誌!

一.工作日誌的意義

將每日的工作事項進行記錄,記錄工作內容、所使用的時間,並掌握工作過程中遇到的問題與掌控時間管理,並在長期累積的過程中,提高自己在工作上的技能。

二.工作日誌的目的

1、提升自我管理能力

撰寫工作日誌也是幫助自己回顧一天的工作內容,並用條列式的方式檢視工作內容,思考工作過程與方法,從工作問題中反思個人進行工作的優缺點,並掌握每項工作的時間長短,從自我管理找到改善之處,在撰寫工作日誌的日積月累中,持續地提升自己工作上的能力。

2、促進團隊協調運作

工作日誌記錄團隊中每一個人的一天工作內容,可作為團隊溝通的有效工具。經過工作日誌文字內容的傳達,可以讓主管明確瞭解自己正在進行中的工作進度情況,掌握目前自己工作遇到的問題與困難點,提供主管協調團隊中其他成員的支援協助,能有效、有目的進行團隊合作。

3、幫助管理者達成管理

團隊每天向主管提出工作日誌的彙報,目的是將每日工作進行的狀態和進度報告於主管,而管理者可以在需要時進行查詢與追溯工作,方便發現問題、分析問題進而解決問題。而更重要的,管理者可利用工作日誌做為與團隊成員溝通的工具,並每天花10到15分鐘開朝會來調整部屬的工作狀態,藉由指導工作中問題之意識與發掘,再進一步提升部屬解決問題的職能。

如何撰寫工作日誌?

1、記錄一定要正規,內容編寫上要有標準化規範。

2、按時間、類別或其他進行詳細有條理的紀錄。

3、時間以1~2小時為單位,避免長時間在某一項工作上,且達不到成效。

Podcast節目:[EP25. 工作日誌很重要,是一種身為職場工作者自我管理的體現]

以下提供工作日誌的範例 

下圖適合各部門使用

 

下圖適合業務營業單位使用

 

懂得運用工作日報、工作日誌,就能做到良性的雙向溝通

從工作日報、工作日誌來展現自我管理的體現,因為有工作日報的管理制度,身為主管從此不用再去騷擾、干擾、猜疑團隊。

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再次呼籲,別再當那種費盡心思產出的上班族,卻遭到上司、主管否定,首先搞清楚承接的目標是什麼!「方向不對,努力白費」遊走在職場略或有資歷的你,都應該要明白的道理。