什麼樣特質的秘書能勝任管理職?

部門主管除了培養、管理幹部及重點人才外，若是自己的管轄幅度增劇，就很需要秘書來協助自己，讓自己的時間能重新分配，將較多時間投入到更加重要的事務上。而培養出的秘書則可以幫自己，確保常態事務或專案事務進度符合目標設定。

看似在養成秘書人才，卻是個培養潛在管理人才的機會。為什麼會有這樣的關聯性？要先從秘書的養成談起。

秘書是屬於幕僚性質的工作，秘書依據部門主管的指示或工作安排，協助主管追蹤部門的常態或專案工作進度。筆者提出4項秘書的基本條件，讓主管可以比對身邊的秘書是否掌握基本要件了。

雖說這些是基本條件，但當這些秘書職能基礎穩固後，才不會在向上發展時，因根基不穩而產生意料之外的工作失誤。

秘書基本4要件：

1. 懂得察言觀色，知道何時該發言。
2. 謹守本分，不踰矩幫主管做決定。
3. 資料準備想的比主管還完整，依照各時期所需的資料，可以提前為主管備好。
4. 如實轉達同仁的意見給主管，或是將主管交待的事項轉達給同仁，不妄自加上自己的意見。能夠如實轉達資訊，是秘書功能展現的核心關鍵點。

對於秘書人選的挑選條件又有哪些呢？提供3點讓主管參考，具備這3點特質的人，只要當事人有意願擔任秘書，再鍛鍊秘書的基本功，成功成為主管重要左右手的機率就會比較高。

勝任主管潛力股3要件：

1. 持續學習
2. 具備思考力
3. 願意支援非常態事務

主管在規劃秘書的職涯歷程，首先是至少為期半年合格的秘書基本工作，再來則能讓其歷練專案工作，觀察其專案執行能力。

若歷練二到三個的專案執行皆能展現應有的表現，再來便能讓其負責專案中的一個組的專案任務。看此人除了自身能夠完成專案任務外，是否也能妥善帶領一個專案組別於時間內完成任務。同時也能觀察此人與團隊的互動風格。

如果專案組長的關卡也通過的話，就要恭喜該員上級主管的您，這位秘書有非常大的機率，可以培養成主管幹部。

可是如果當事人還沒做好準備要挑戰主管職，主管可以讓其去做除了常態的秘書工作之外，也能多鍛鍊非常態的事務整合力，尤其是專案工作。待有天時機成熟時，此人想挑戰主管職時，就不用重新鍛鍊其管理職能。

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