該如何制定工作的SOP(標準作業程序)?

有一次在做專案輔導的時候,跟經營者討論到了管理的分寸。

這分寸極不容易拿捏,也似乎沒有一個標準答案,僅有準則可依循,但是理解和領域則要靠自己的體悟了。

 

就算有建立工作的SOP,該怎麼拿捏分寸,也常常困擾著許多的經理人。

讓例行工作走上標準作業流程的方法,我的經驗是設好SOP(Standard Operating Procedures;標準作業程序),並且充分將SOP做過指導,然後也已經施行一陣子了。

何時該嚴格?

如果部屬在SOP上失誤,3次的錯誤是可以容許的,可以用體諒勸導的方式去導正,但是如果短時間內,大約3個月內達到4-6次的錯誤,則是個人方面的不用心,那麼就不能夠太體諒,嚴格就是必要的。

<推薦閱讀:善用SOP工具,管理可以變EASY! >

我不會在初犯當下給予嚴重的責罰,因為每個人都有犯錯的權利,畢竟不熟悉,嘗試的情况下一定會有犯錯的可能,但如果相同事情老是犯錯,則多半是當事人不用心。不言重了些,他可能不知道這事情犯錯,其實可能導致嚴重的後果,必須立即修正。

何時該體諒?

我重用改善意識強的人,因為他們的可塑性高,自我成就的意識也強烈。我不會讓老是在明知不該錯而犯錯的人待在我的團隊中,因為他們明知故犯,並且不斷挑戰主管的忍受力有多強,而且總是得過且過。如果我繼續讓「累犯」們待下來,則對平時配合度高、自我改善速度快的夥伴們不公平,因為他們何苦如此用高標準自我要求?

對工作,必須要有責任感,因為那不但是公司有支付薪資代價的一種「交易行為」,更是自己對自己份內事務的一種負責態度。工作,也往往跟其他人有關,跟客戶有關,跟供應商有關,這中間都可能存在著一層複雜的作業成本,如果因為自己的不負責、不認真導致重工,那這中間重製的成本就是其他人幫忙Share掉了。

所以主管在SOP的層面上該嚴格,但是對於初次練習的人,應該要多體諒,多給予鼓勵,這樣才是一種適度的分寸。