善用行政力,優化工作效能

企業經營的基礎除了產品/商品/服務、供應鏈及人力資源之外,近年愈來愈多進行組織再造的企業探究後勤人效不佳的原因,發現竟然是工作者用過去的舊方法在工作,而部門主管因為不了解工具,也無從引導團隊使用對的工具!

企業的後勤人效不佳,通常的原因是行政能力不佳,行政力會影響執行者的工作效能。究竟什麼是行政力呢?又該如何檢視文書處理類的行政力好不好?舉下述例子作說明:

1. 對外的文件,有公司LOGO及統一的樣式

2. 當公司人數達30人,內部簽呈有統一的格式(含主旨、簽核流程等)

3. Office軟體的功能運用:

(1) Word合併列印功能:製作大量郵寄信件的收件資訊標籤
(2) Word合併列印及版面配置功能:製作三角桌牌,兩側皆有文字
(3) Excel的樞紐分析表/圖功能:營運分析表/圖(可依不同需求立即調整圖表,不需3分鐘即可完成)

或許有人會好奇,執行者的行政力好不好,影響有這麼大嗎?有的!

筆者在近期接觸了一家製造業,該公司的部門主管皆知道部門的營運要讓報表說話,所以交待從屬團隊要做出含有某些訊息的報表,然而負責的同事在接收到指令後,使用僅知的Excel功能做出主管要的報表,每個月要產出該份報表兩次,每次從系統導出原始數據後,再加工製成主管要的報表,一共耗時6小時。

但在學習了Excel的常用功能後,善用了「小計」及「定位空值及快速填入上格數據」功能,只需10分鐘不到,便完成原本的匯總表。將新舊方法的製作時間一比較,便發現新方法的效率大大提升了!

上述例子,只是該間公司的上百份報表之一。回過頭來看我們自身的公司,每個部門基礎的報表又有多少份呢?執行者產出一份的報表花費多少時間呢?若是製作一份統計報表(不含平常建立基礎數據)就需花半小時以上,便要好好檢視操作方法可再進步的地方。

因此,不要小瞧行政力。若是能善用既有工具的功能,便能讓人的時間運用在更有價值的事物上,像是計畫、預防出錯或優化流程的思考等,而非一直花在重複的複製(Ctrl+C)及貼上(Ctrl+V)的動作上!