SOP「標準化作業流程」

愈來愈多企業開始重視SOP。什麼是SOP呢?SOP(Standard Operation Procedure)意指「標準化作業流程」,不論是由何人來執行此項作業,應該有的步驟及前後順序都已明文規定在書面資料上,執行者按表操課,可避免因不同執行者而產生不同的流程結果。

但有的企業會有疑問:SOP真的有這麼好嗎?在實務上真的可以落實執行嗎?

這裡提到一個關鍵點-落實。要想執行團隊「落實執行」,不能只是口號,要靠要求。要求是由上而下且由外而內,執行者做久後習慣便成自然,一開始不熟悉不習慣,透由外力不斷地鞭策要求,逐漸會有良好的行為。

但是當管理者發現團隊鬆掉了,未依SOP執行,就要立即提醒並於會議再做要求。管理者要能防範於未然,預防動作做得好,就可以避免事後修補重工的時間。

一般來說,SOP適合記錄跨單位跨部門的工作事項,因為跨越了兩個單位以上的工作流程,最擔心因權責分工不清而造成模糊或三不管地帶,導致最常出錯在那個環節。因此,在記錄SOP流程時須注意:權責單位分工是否清楚,執行單位及稽核審查單位要分出來。

在建置SOP的過程中,管理者也可重新檢視目前的流程是否有需調整處,可一併更新。

SOP對管理者而言,就像多了一套標準教材,確保新人對SOP的標準動作有正確一致的觀念,也讓新人能及早上手其負責的工作。SOP也是一個管理工具,讓事情可以客觀的判定究竟是對或錯。

在讓團隊習慣及貫徹SOP之前,不斷要求及提醒團隊,是身為管理者必須做到的動作,而這也攸關SOP導入是否可以成功。導入SOP,對企業而言,就是多了書面準則,多了書面依據,把述說準則的機會減少,省下團隊需常向主管確認常態性準則的時間。