集權管理與矩陣式管理的差異化

今日的企業經營,和過去的最大不同在於互動層面上的差異。管理模式逐漸從過去的中央集權,發展成為今日的多元化、多層次的授權和分權。

企業經營管理模式的演進,就如同國家的政治演進模式一樣,從軍政時期的集權戒嚴時期,逐漸發展成為安定、繁榮且民主多元的政治環境。

企業發展和國家的演變過程是一個必然且相同的現象,因為組織的運作人數和管理體系會隨著事務量增加而變得龐大,管理就必須朝往更有系統和更有組織的體系發展。從創業時期的幾個核心幹部,陸續成為十幾人,乃至數十人以上的規模。

 

一般來說,一個十幾個人規模的公司,所有的行政運作和管理決策大多還是繫在總經理身上,因為整體的運作複雜度還算單純,只要總經理的能力不錯,能夠持續不斷地追蹤公司的整體運作情況,公司的運作體系還是可以保持一人裁決的集權管理模式。

但是若因業務量的持續擴張,公司人數突破20人以上,就一定會發生總經理無法有效掌握各個人員的工作情況,如此一來,管理和簽核的部分工作就需要授權給總經理所信賴的幹部代為執行。不然的話,公司的管理和內稽動作就會立刻脫序,內部的管理效率和效益不良等問題就會浮出檯面。

為了要因應組織擴張所產生的管理問題,同時也要保持過往單純的集權領導之效率,管理界便提出所謂的Matrix Management Model(矩陣管理模式)。

 

何謂矩陣式管理?

矩陣式管理模式,實際上是一種將過去集權管理的直線式彙報機制,加上橫向的整合管理,所產生的一種多元運作機能。

想要充分了解矩陣管理模式,就要先從其根本構成的模組-集權管理了解起。

集權管理是將所有人置於總經理之下,Direct Report 給總經理。每個人的工作單純,且彼此間的協調性低,多數工作及互動都是透過總經理,決策幾乎都繫於總經理一身。在這樣的運作機制之下,所有人員的作業模式都是向上報告,交由總經理做最後決策。另一方面,工作目標和最後決策是從上而下的布達,交由所有的人員執行完成。

 

直線式的集權管理架構

 

傳統集權管理模式的利弊

集權管理的優點:在於反應迅速,行政簽核流程簡單,行政作業單純,每個人都有特定的工作項目,完成之後直接對總經理報告。因此,總經理可以精確掌握每個人的狀況,不過每個工作人員都沒有自主決定權。

集權管理的缺點:在於單元性思考,發展變化性低,員工的能力標準不高,發展和培育的條件偏低。如果公司要從中找到接班人,除非特別安排人選進行重點培育,否則很容易發生接班人不易養成的現象。

 

再者,又因為決策繫於一人之身,當人數超過8個人,就會因為管理跨距過大,造成對每個員工的Attention Span(注意力)過短,導致管理失序,盲點和腐化的現象也容易發生,進而導致連鎖性的團隊失控。

這樣的組織特性,僅適合6~8人以下的工作團隊,因為機能單純,指揮的管控度高,應變能力也相對迅速,是屬於戰鬥型的團隊。

如果團隊的人數擴充到10人以上,總經理就面臨一項重大的抉擇:到底是要繼續維持單純的管理機制,最後把自己累死,還是要將一些決策項目授權給底下的人,由他們決定事情,然後自己抓大方向就好?

 

事實上,這就是企業擴張之後,第一個會遇到的瓶頸。

很多經營者常會因為對底下人的信任感不足,所給予的授權度仍舊不夠,再加上自己看頭看尾的習慣沒有改掉,最後仍舊事必躬親,凡事都加點自己的意見,也會否決其他人的決定,最後大家仍舊將決定權交還給老闆,累死的還是老闆自己。

 

授權和分權管理,在這個時候,就成為懂得經營管理的人和不懂經營管理的人最大的分水嶺。

人數過多,就必須將組織拆解成為多個功能性的事務團隊,分別承擔不同的任務。而這樣的專業分工模式就會讓決策者因為不習慣,望而卻步。